Postanowienia ogólne
Niniejszy Kodeks postępowania („Kodeks”) został przyjęty przez Anek Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Milanówku przy ul. Królewskiej 64A, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000345265, NIP 7010114657, REGON 142148008, dalej Anek, celem zapewnienia przestrzegania zasad i wartości wyrażonych w treści niniejszego Kodeksu oraz zapewnienia, by dostawcy Anek znali te zasady i wartości oraz zobowiązali się do ich przestrzegania.W prowadzeniu swojej działalności Anek stosuje wysokie standardy postępowania zgodnego z przepisami właściwego prawa, zasadami etyki, a także dobrymi obyczajami obowiązującymi w danej branży, w której dana Spółka prowadzi swoją działalność. Anek wspiera i przestrzega powyższe przepisy i zasady, stosując odpowiedzialne zachowanie biznesowe i dążąc do zapewnienia, aby jej działania nie powodowały naruszenia tych wartości przepisów i zasad.
Anek wymaga utrzymywania tych wartości, przepisów i zasad również od swoich dostawców, niezależnie od lokalizacji i branży, oraz współpracuje z nimi w celu ich zachowania oraz ich rozwoju. Anek bierze odpowiedzialność za wpływ społeczny i środowiskowy własnych działań, jak również krytycznie patrzy na wpływ działań wszystkich swoich partnerów biznesowych, w tym dostawców. Anek pragnie zapewnić, że nie jest uczestnikiem lub stroną działań, niezależnie od tego gdzie są wykonywane, które nie spełniają określonych wartości przepisów i zasad postępowania społecznego i etycznego. Natomiast dostawcy Anek zobowiązani są pomagać Anek w osiągnięciu tego celu.
Definicje
Dostawca- podmiot dostarczający lub mogący zostać zaproszony do dostawy produktów i/lub usług na rzecz Anek; pojęcie to oznacza również podmioty stowarzyszone bez ograniczeń terytorialnych, przy czym dla celów niniejszej definicji „podmioty stowarzyszone” obejmują dowolne podmioty prawa, które kontrolują, są kontrolowane przez lub znajdują się pod wspólną kontrolą z dostawcą,
Pracownik- osoba fizyczna, którą dostawca zatrudnia, na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, angażuje lub w inny sposób wykorzystuje do prowadzenia swojej działalności lub dostarczania produktów lub usług do Anek;
Wymagane standardy i oczekiwania wobec dostawcy
Anek oczekuje od wszystkich swoich dostawców, że dostosują się do postanowień Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka z 1948 r, przyjętej przez Zgromadzenie Ogólne Organizacji Narodów Zjednoczonych, zasadniczych standardów pracy Międzynarodowej Organizacji Pracy oraz „Dziesięciu Zasad Global Compact” Organizacji Narodów Zjednoczonych i wszystkich innych przepisów i regulacji prawnych mających zastosowanie na poziomie krajowym, regionalnym, państwowym, jak i lokalnym w miejscu działalności Dostawcy.
Podstawowe standardy, które muszą być przestrzegane przez dostawców Anek obejmują:
Praca przymusowa – dostawca nie będzie korzystał z żadnych form pracy niewolniczej, półniewolniczej lub innych form pracy przymusowej I niedozwolonej w świetle obowiązujących przepisów prawa.
Praca dzieci – dostawca nie będzie wykorzystywał pracy dzieci w rozumieniu Międzynarodowej Organizacji Pracy oraz zasad Global Compact Organizacji Narodów Zjednoczonych. Dostawca będzie przestrzegał wszystkich krajowych i międzynarodowych przepisów i rozporządzeń dotyczących pracy dzieci.Wykorzystywanie pracowników – dostawca będzie traktował każdego Pracownika z godnością i szacunkiem oraz zapewni, że jego managerowie lub Pracownicy nie będą wykorzystywać kar cielesnych, gróźb użycia przemocy lub innych form fizycznego, seksualnego, psychologicznego lub słownego nękania, znęcania się lub zastraszania wobec Pracowników.
Wolność stowarzyszania- dostawca potwierdza i szanuje prawa Pracowników do stowarzyszania, organizowania i negocjowania umów zbiorowych w zgodny z prawem i pokojowy sposób, bez karania i niezgodnej z prawem ingerencji dla osiągnięcia własnych interesów. W krajach, w których prawo krajowe ogranicza wolność stowarzyszania się Pracowników i negocjowania umów zbiorowych, Dostawca będzie wspierał wysiłki podejmowane w celu uzyskania niezależnych i wolnych stowarzyszeń, organizacji i umów zbiorowych.
Brak dyskryminacji- dostawca będzie równo traktował i wynagradzał Pracowników, w sposób zgodny z bezwzględnie obowiązującymi przepisami właściwego prawa, w tym na podstawie charakterystyki ich pracy i intensywności włożonych przez nich wysiłków. Dostawca nie będzie stosował dyskryminacji podczas rekrutacji i zatrudnienia ze względu na rasę, kastę, płeć, tło narodowe, społeczne lub etniczne, stan cywilny, wiek, stan fizyczny lub stan zdrowia, orientację seksualną, genetykę, niepełnosprawność fizyczną lub umysłową, przynależność do związków, opinie polityczne, religię lub dowolne inne cechy lub status osobisty Pracownika.
Płace i świadczenia- dostawca będzie przestrzegał wszystkich obowiązujących przepisów lokalnych i krajowych dotyczących płac i świadczeń, a wynagrodzenie za pracę powinno spełniać w minimalnym zakresie właściwe bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.
Zdrowie i bezpieczeństwo- dostawca zapewni swoim Pracownikom bezpieczne i zdrowe miejsce pracy zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami prawa. Ponadto, Dostawca przestrzegać będzie wszystkich zawartych przez niego porozumień zbiorowych prawa pracy. Dostawca zapewni swoim Pracownikom bezpieczne, higieniczne i zdrowe środowisko pracy, uwzględniając zagrożenia typowe dla danej branży. Będzie on podejmował odpowiednie środki w celu zapobiegania wypadkom i utracie zdrowia Pracowników, które mogą powstać w czasie pracy lub być związane ze świadczeniem pracy.
Środowisko- dostawca będzie działał w sposób chroniący środowisko. Dostawca będzie przestrzegał wszystkich obowiązujących przepisów ochrony środowiska i przestrzegał zasad dotyczących ochrony środowiska zawartych w Global Compact Organizacji Narodów Zjednoczonych w celu: wspierania ostrożnego podejścia do wyzwań środowiskowych, podejmowania inicjatyw w celu promocji większej odpowiedzialności za środowisko, zachęcania do rozwijania i rozpowszechniania technologii przyjaznych środowisku Ponadto, Dostawca powinien podejmować kroki w celu zapewnienia bezpiecznej obsługi, transportu, przechowywania, używania i utylizacji odpadów oraz redukcji zużycia energii oraz emisji gazów cieplarnianych.
Anek oczekuje od dostawców zapewnienia pełnej przejrzystości w zakresie emisji, używania substancji niebezpiecznych i identyfikowalności zasobów naturalnych. Dostawca będzie w stanie zagwarantować, że nie wykorzystuje zasobów z nielegalnego wykorzystania ziemi i lasów chronionych.
Papier – zachęca się dostawcę do wykorzystywania odpowiedzialnie kupowanego papieru, zgodnie z ogólnie zatwierdzonymi programami certyfikacji FSC, SFI i PEFC.
Zakaz korupcji- oczekuje się, że dostawca wykaże się etycznym zachowaniem w stosunkach biznesowych. Dostawca będzie przestrzegał lokalnych, krajowych i innych obowiązujących przepisów i regulacji dotyczących korupcji, we wszelkich jej formach.
Dostawca zaniecha wszelkich praktyk związanych z korupcją lub przekupstwem, i nie będzie, ani bezpośrednio ani pośrednio, oferował, obiecywał, żądał ani przyjmował łapówek w celu wpłynięcia na proces podejmowania decyzji lub uzyskania lub utrzymania korzyści.
Uczciwa konkurencja- wolna i uczciwa konkurencja jest kluczowa dla dobra globalnego biznesu. Dostawca będzie ściśle przestrzegał wszystkich obowiązujących przepisów antymonopolowych oraz zakazujących nieuczciwej konkurencji.
Własność intelektualna i poufność- dostawca będzie przestrzegał wszystkich obowiązujących przepisów i rozporządzeń w sprawie ochrony, wykorzystywania, publikacji I przejrzystości informacji spółki, osobowych i poufnych oraz praw własności intelektualnej. Dostawca będzie przestrzegał i aktywnie chronił poufność informacji biznesowych Anek i podejmował wszystkie niezbędne kroki w celu ochrony praw własności intelektualnej Anek.
Prywatność danych- dostawca będzie przestrzegał wszystkich obowiązujących przepisów o ochronie danych i prywatności danych podczas przetwarzania danych osobowych dla lub w imieniu Anek. Dostawca będzie obsługiwał i przetwarzał dane zgodnie z uzgodnieniami kontaktowymi zawartymi pomiędzy Anek a dostawcą i innymi obowiązującymi instrukcjami i nie będzie przetwarzał danych w żadnym innym celu niż cel, dla którego zostały one zebrane, otrzymane lub w inny sposób udostępnione. Dostawca powinien posiadać przez cały czas wdrożone odpowiednie działania operacyjne, techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, utratą lub zmianą oraz nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. Wymaga się, aby dostawca zapewnił takie bezpieczeństwo na poziomie określonym przez certyfikat bezpieczeństwa informacji: ISO 27001.
Konflikt interesów- dostawca musi unikać wszelkich sytuacji, które mogłyby stworzyć konflikt interesów lub pojawienie się konfliktu interesów w jego działalności z Anek, włącznie z zawieraniem transakcji z Pracownikami Anek. Dostawca będzie również przestrzegał polityk Anek w zakresie dotyczącym prezentów i rozrywki w ramach kontaktów z Pracownikami Anek.
Dokumentacja finansowa- dostawca będzie prowadził dokumentację finansową, w tym księgową, w sposób zgodny z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa oraz standardami rachunkowości, w tym w sposób rzetelny, zapewniający dokładność i kompletność oraz zgodność ze stanem faktycznym ww. dokumentacji.Systemy zarządzania i audyty- Anek proponuje dostawcy, aby wdrożył systemy zarządzania, włącznie z politykami, procedurami, celami operacyjnymi, szkoleniem i wewnętrzną kontrolą w celu zapewnienia zgodności ze standardami opisanymi w niniejszym Kodeksie. Anek może kontrolować zgodność dostawcy poprzez przeprowadzanie audytu w siedzibie dostawcy. Dostawca będzie współpracował z i zapewni pełne wsparcie dla takiego audytu, włącznie z dostarczeniem na życzenie odnośnych informacji i danych. Jeśli dostawca podejrzewa jakąkolwiek niezgodność z niniejszym Kodeksem powinien niezwłocznie poinformować o tym Anek na piśmie.
Kraje wysokiego ryzyka
Wymaga się, aby Dostawca ujawnił Anek kraje, w których produkowane są produkty lub usługi, które dostawca dostarcza do Anek, lub z których są one sprowadzane. W przypadku, gdy taki produkt lub usługa jest produkowana w lub sprowadzana z dowolnego „Kraju wysokiego ryzyka” (określonego przez Współczynnik rozwoju społecznego) wymaga się, aby dostawca dostarczył do Anek odpowiednie certyfikaty spełnienia współczynników zrównoważenia, dla których dostawca posiada certyfikaty, włącznie z:
Certyfikatami społecznymi- OHSAS 18001, ICTI, Smeta (Sedex), UL (PGA), SA8000, BSCI, ETI, ISC
Certyfikatami środowiskowymi- ISO 14001, FSC, PEFC, SFI, Chińskie Oznakowanie Środowiskowe, QC 080000
Certyfikatami bezpieczeństwa informacji- ISO 27001.
Poświadczenie
Dostawca niniejszym potwierdza, że otrzymał Kodeks postępowania dostawców Anek i wyraża zgodę na treść tego Kodeksu, oraz że będzie go przestrzegał.
Dostawca ponadto poświadcza, że nie działa w żadnym „Kraju wysokiego ryzyka” wymienionym w poniższej tabeli (określonego przez współczynniki rozwoju społecznego).
| Afganistan | El Salvador | Kenia | Nepal | Sudan |
| Afrykańska Republika | Erytrea | Kirgistan | Niger | Sudan |
| Czadu Albania | Etiopia | Kiribati | Nigeria | Surinam |
| Algieria | Federacja Rosyjska | Kolumbia | Nikaragua | Syria |
| Angola | Fidżi | Komory | Oman | Tajlandia |
| Antigua i Barbuda | Filipiny | Kongo | Palau | Tanzania |
| Armenia | Gabon | Kostaryka | Palestyna | Tadżykistan |
| Azerbejdżan | Gambia | Kuba | Stałe of Panama | Timor Wschodni |
| Bangladesz | Georgia | Laos | Papua Nowa Gwinea | Togo |
| Barbados | Ghana | Lesotho | Pakistan | Tonga |
| Belize | Grenada | Liban | Paragwaj | Trinidad i Tobago |
| Benin | Gujana | Liberia | Peru | Tunezja |
| Bhutan | Gwatemala | Libia | Południowa Afryka | Turkey |
| Białoruś | Gwinea | Macedonia | Południowy Sudan | Turkmenistan |
| Boliwia | Gwinea-Bissau | Madagaskar | Republika Zielonego | Uganda |
| Bośnia i Hercegowina | Gwinea Równikowa | Malaysia | Przylądka | Ukraina |
| Botswana | Haiti | Malawi | Romania | Urugwaj |
| Brazylia | Honduras | Malediwy | Rwanda | Uzbekistan |
| Bułgaria | Indie | Mali | Saint Kitts and Nevis | Vanuatu |
| Burkina Faso | Indonesia | Marok | Saint Lucia | Wenezuela |
| Burundi | Iran | Mauretania | Saint Vincent i | Wietnam |
| Centralna Afrykańska | Irak | Mauritius | Grenadyny | Wybrzeże Kości |
| Republika Czadu | Jamajka | Meksyk | Samoa | Słoniowej |
| China | Jemen | Mikronezja | Senegal | Wyspy Bahama |
| Dominika | Jordan | Mołdawia | Serbia | Wyspy Świętego |
| Dominikana | Była Jugosławia | Mongolia | Seszele | Tomasza i Książęca |
| Dżibuti | Kambodża | Mozambik | Sierra Leone | Wyspy Salomona |
| Egipt | Kamerun | Myanmar | Sri Lanka | Zambia |
| Ekwador | Kazachstan | Namibia | Suazi | Zimbabwe |
Niniejszy dokument powinien zostać przyjęty przez dostawcę i po jego podpisaniu dostarczony do Anek w formie pisemnej, na adres: Anek ……………………… z jednoczesnym przesłaniem jego kopii (skanu) pocztą elektroniczną na adres: …………………………………………………………….
Za Zarząd Anek sp. z o.o.
…………………………………….